Tutoriel Power Query : automatiser la consolidation de fichiers Excel (extractions mensuelles)
Si vous travaillez avec des extractions mensuelles (ventes, compta, logistique, RH…), vous connaissez déjà la douleur : ouvrir fichier par fichier, copier‑coller, vérifier que tout est aligné… puis recommencer le mois suivant.
Bonne nouvelle : avec Power Query (dans Power BI), ce problème disparaît.
Dans ce tutoriel, vous allez automatiser à 100% le chargement de plusieurs fichiers Excel stockés dans un dossier, et les consolider automatiquement en une seule table.
Objectif : vous construisez la recette une seule fois. Ensuite, chaque mois, il suffit d’ajouter le nouveau fichier dans le dossier et de cliquer sur « Actualiser ».
Vous pouvez récupérer les données présentées lors de la masterclass via ce lien :
Télécharger les fichiers Excel
Partie 1 - Consolidation automatique des fichiers avec Power Query
Préparer vos fichiers (la condition importante)
Avant de démarrer, respectez une règle clé : tous les fichiers Excel du dossier doivent avoir la même structure (mêmes colonnes, mêmes en‑têtes, mêmes types de données).
Si vous ouvrez un fichier, vous constaterez qu’ils ont tous la même structure : même nombre de colonnes, mêmes en‑têtes et même ordre.
Si la structure change fortement entre les mois, c’est possible de gérer, mais cela demande un traitement plus avancé (non couvert dans cette première démo).
Créer un dossier “source” (et y déposer tous les fichiers)
Créez un dossier sur votre ordinateur, par exemple :
C:\Data\Logistique\Exports_Mensuels
Placez‑y tous vos fichiers Excel mensuels (un fichier par mois).
Bon réflexe : évitez d’y mélanger d’autres fichiers (PDF, notes, etc.). Gardez‑le “propre”, dédié aux exports.
Ouvrir Power BI Desktop et se connecter au dossier
Ouvrez Power BI Desktop.
Dans l’onglet Accueil :
- Cliquez sur Obtenir des données
- Choisissez Plus
Sélectionnez l’option Dossier.
Collez le chemin du dossier local contenant tous vos fichiers. Important : les fichiers ne doivent pas être zippés.
À ce moment-là, Power Query détecte automatiquement tous les fichiers du dossier.
Combiner automatiquement tous les fichiers
Une fois le dossier sélectionné, Power BI affiche la liste des fichiers trouvés.
Cliquez sur Transformer les données.
Power Query s’ouvre. Vous verrez une fenêtre similaire à celle-ci :
À gauche, vous voyez une requête que vous pouvez renommer Commandes si ce n’est pas déjà le cas.
Une requête correspond à un tableau : c’est elle qui contient vos lignes consolidées.
Nous allons maintenant combiner tous les fichiers. Cliquez sur le bouton de fusion dans la première colonne :
Power Query vous demande un fichier exemple. Choisissez le premier fichier : il servira de modèle pour interpréter la structure. Validez ensuite l’opération pour combiner les données :
Vérifier la consolidation dans Power Query
À gauche, Power Query a généré plusieurs requêtes techniques (requêtes d’assistance). Ce qui compte pour vous : le résultat final au centre. Vous devez voir un seul tableau consolidé qui empile toutes les expéditions.
Voici ce que vous devez obtenir :
Corriger les types de données (étape essentielle)
Très souvent, Power Query importe certains champs avec le mauvais type (date en texte, montant en texte, etc.).
À faire impérativement :
- sélectionnez les colonnes de dates
- définissez le type Date
Cliquez sur l’icône de type, à gauche de l’en‑tête, puis choisissez Date. Répétez l’opération pour chaque colonne de date.
Exemple sur la colonne ShipDate :
Pourquoi c’est important ?
Power BI ne pourra pas analyser correctement le temps (courbes, cumul mensuel, etc.) si vos dates ne sont pas en type Date.
Charger les données dans Power BI
Une fois que tout est bon dans Power Query, cliquez sur Fermer et appliquer.
Power BI va charger votre table consolidée dans le modèle.
Le vrai bénéfice : le mois prochain, tout est déjà prêt
Le mois prochain :
- vous recevez le nouvel export Excel
- vous le déposez dans le même dossier
- vous ouvrez votre fichier Power BI
- vous cliquez sur Actualiser
Power Query détecte automatiquement le nouveau fichier, l’ajoute à la consolidation et met à jour tout votre modèle.
Conclusion : fini les copier‑coller, pour de bon.
Astuce pro : OneDrive / SharePoint pour une automatisation complète
Si votre dossier source est stocké sur OneDrive ou SharePoint, vous pouvez aller encore plus loin :
- publication du rapport dans Power BI Service
- actualisation planifiée automatique
Conclusion : le rapport se met à jour sans intervention manuelle. C’est ce qui transforme un simple reporting en système BI fiable et scalable.
